Gerçekte ne olur? “Evet, burada çalıştı. İyi bir çalışandı. Zamanında gelirdi. Tekrar işe alır mıyım? Eeee… şartlar uygun olsa belki.” Standart, hiçbir şey söylemeyen, su gibi cevaplar.

Referans kontrolü, yıllardır İK’nın vazgeçilmez adımlarından biri olarak görülse de artık işe yaramıyor. Neden? Çünkü kimse gerçeği söylemiyor. Bu yazıda, referans kontrolünün neden başarısız olduğunu ve ne yapılabileceğini inceleyeceğiz.

Referans Kontrolü Nedir ve Neden Yapılır?

Referans kontrolü, adayın önceki işverenlerinden, yöneticilerinden veya iş arkadaşlarından onun hakkında bilgi alma sürecidir. Amaç, adayın özgeçmişinde yazdıklarını doğrulamak ve gerçek iş performansı hakkında objektif bilgi edinmektir.

İşe alım sürecinde şu soruları cevaplamak için referans kontrolü yapılır:

• Aday gerçekten bu şirkette çalıştı mı? Söylediği tarihler doğru mu?
• İş unvanı ve görev tanımı doğru mu?
• İş performansı nasıldı? Güçlü ve zayıf yönleri nelerdi?
• Ekip çalışmasına yatkın mıydı? İletişim becerileri nasıldı?
• Neden ayrıldı? Tekrar işe alır mısınız?

Mantık gayet sağlam: Adayın geçmişteki performansı, gelecekteki performansının en iyi göstergesidir. Eski yöneticisi, onun nasıl biri olduğunu en iyi bilendir. Dolayısıyla referans kontrolü, isabetli işe alım kararı vermenize yardımcı olmalı.

Ama işler planlandığı gibi gitmiyor.

Gerçekte Ne Oluyor? Herkes “İyiydi” Diyor

Referans kontrolünde genellikle şu diyalog yaşanır:

İK: “Merhaba, Bay/Bayan X adayımız sizin şirketinizde çalışmış. Kendisi hakkında bilgi alabilir miyim?”

Eski İşveren: “Evet, burada çalıştı. 2020-2023 arasında görev yaptı.”

İK: “İş performansı nasıldı?”

Eski İşveren: “İyi, çalışkandı.”

İK: “Güçlü ve zayıf yönleri nelerdi?”

Eski İşveren: “Yani… genel olarak iyiydi. Ekiple iyi geçinirdi.”

İK: “Tekrar işe alır mıydınız?”

Eski İşveren: “Duruma göre değişir. Her şirketin ihtiyacı farklıdır.”

Bu konuşmadan ne öğrendiniz? Hiçbir şey. Sadece adayın orada çalıştığını ve büyük bir felaket olmadığını anladınız. Ama gerçek performansı, çalışma tarzı, sorunlu alanları hakkında sıfır bilgi edindiniz.

Neden Kimse Gerçeği Söylemiyor?

1. Yasal Korkular

Şirketlerin çoğu, eski çalışanlar hakkında olumsuz yorum yapmanın hukuki sorumluluk getireceğinden endişe ediyor. “İftira” veya “karakter suikastı” davası açılabilir korkusu var. Bu yüzden çoğu şirketin politikası şöyle: “Sadece çalışma tarihlerini ve ünvanını doğrulayın, başka hiçbir şey söylemeyin.”

Gerçekte, dürüst ve doğru bilgi vermek yasal açıdan sorun yaratmaz. Ama şirketler risk almak istemiyor. Sonuç: Hiçbir şey söylemiyorlar.

2. Nezaket ve İlişkileri Bozmama

Bazı yöneticiler, eski çalışanları hakkında kötü konuşmayı “centilmenlik dışı” buluyor. “İnsanın arkasından konuşulmaz” mantığı. Ya da gelecekte yolları tekrar kesişir diye endişeleniyorlar. Sektör dar, herkes birbirini tanıyor. Bugün kötü referans verdiğiniz kişi, yarın başka bir şirkette üst düzey pozisyonda olabilir.

Sonuç: “Olumsuz bir şeyim yoksa hiçbir şey söylemeyeyim” yaklaşımı.

3. Zaman Kaybı

Yöneticilerin referans telefonu için ayıracak zamanı yok. Her ayrılan çalışan için 15-20 dakikalık telefon görüşmesi yapmak, yüksek devir hızı olan şirketlerde ciddi zaman kaybı. Bu yüzden ya hiç cevap vermiyorlar ya da en kısa şekilde “evet çalıştı, iyi biriydi” deyip kapatıyorlar.

4. Objektif Olmama

Bazen de yönetici, kişisel nedenlerle objektif olamıyor. Çalışanla arası bozuksa haksız yere kötü referans verebilir. Ya da tam tersi, özel bir ilişki varsa gerçekte kötü olsa bile iyi referans verebilir.

Referans Kontrolü Artık İşe Yaramıyor

Araştırmalar, referans kontrolünün etkinliğinin ciddi şekilde düştüğünü gösteriyor. İşte sebepleri:

1. Standart ve Anlamsız Cevaplar

Eski işverenlerin %90’ı sadece temel bilgileri doğruluyor: “Evet, burada çalıştı. Tarihler doğru.” Performans, tutum, beceriler hakkında hiçbir detay paylaşmıyor. Bu durumda referans kontrolü yapmakla yapmamak arasında fark kalmıyor.

2. Sahte Referanslar

Daha kötüsü, adayların %25’i referans listesinde yalan söylüyor. Bazıları arkadaşlarını veya aile üyelerini “eski yönetici” olarak gösteriyor. Bazıları tamamen uydurma isimler veriyor. Hatta online “sahte referans hizmeti” veren şirketler bile var. Ortalama 130 dolar karşılığında, sahte bir şirket sitesi, sahte bir patron telefonu ve güzel referans mektupları alabiliyorsunuz.

Araştırmalara göre işverenler başvurularda sahte referans tespit etse de, çoğu zaman bu tespiti bile yapmıyor. Referans kontrolü artık formalite haline gelmiş durumda.

3. LinkedIn “Referansları” Saçmalığı

LinkedIn’de “endorsement” ve “recommendation” özelliği var. Teoride, iş arkadaşlarınız sizi onaylıyor ve yorum yazıyor. Pratikte ise karşılıklı “sen beni onayla ben seni onaylayayım” oyunu dönüyor. Hiç çalışmadığınız kişiler bile sizi “mükemmel proje yöneticisi” olarak onaylayabiliyor.

Sonuç: LinkedIn referansları hiçbir anlam ifade etmiyor.

4. Zamanın Boşa Gitmesi

İK departmanları, referans kontrolü için saatler harcıyor ama karşılığında hiçbir değerli bilgi alamıyor. Eski işverene ulaşmak bazen günler sürüyor. Sonunda konuştuğunuzda “evet çalıştı” dışında bir şey öğrenemiyorsunuz. Tüm bu süreç, işe alımı yavaşlatıyor ve kaynakları boşa harcıyor.

Bir İK profesyoneli şöyle özetliyor: “Referans kontrolü artık bir tiyatro. Yapmak zorunda olduğumuz için yapıyoruz ama kimse gerçekten bir şey öğrenmiyor.”

Ne Yapılabilir? Alternatif Yaklaşımlar

Referans kontrolü işe yaramıyorsa, ne yapmalı? İşte bazı alternatif veya iyileştirilmiş yaklaşımlar:

1. Daha İyi Sorular Sormak

Genel sorular yerine, spesifik ve davranışsal sorular sorun. Eski işverenin “iyi/kötü” gibi subjektif cevap vermesini değil, somut örnekler vermesini isteyin:

• “İyi çalışandı” yerine: “Bana bu kişinin başarılı olduğu bir proje örneği verebilir misiniz?”
• “Ekip çalışmasına yatkındı” yerine: “Ekip içinde çatışma yaşadığı bir durum oldu mu? Nasıl çözdü?”
• “Tekrar işe alır mısınız?” yerine: “Bu kişiyi hangi tür bir pozisyon veya şirket kültürü için önerirsiniz? Hangi ortamlarda en verimli olur?”

Bu tür sorular, yöneticiyi genel ifadelerden çıkarıp somut detaylara girmesini sağlar.

2. Backchanel Referanslar

“Backchanel reference” adayın vermediği ama siz bulduğunuz referanslardır. Örneğin, adayın LinkedIn profiline bakarak eski iş arkadaşlarını bulabilir ve onlara ulaşabilirsiniz. Ya da kendi profesyonel ağınızda o şirkette çalışan birini tanıyor olabilirsiniz.

Bu yöntemin avantajı, adayın “güvenli” referanslar yerine gerçek geri bildirim alma şansınızın artmasıdır. Ancak dikkatli olun: Adayın haberi olmadan referans almak etik açıdan tartışmalıdır ve bazı ülkelerde yasalara aykırı olabilir. Bunu yapmadan önce adaya “profesyonel ağımızdan da bilgi toplamayı düşünüyoruz” diye bilgi vermekte fayda var.

3. Referans Yerine İşbaşı Testleri

Eski yöneticiye güvenmek yerine, adayı gerçek bir testle değerlendirin:

• Vaka çalışması: Adaya gerçek bir iş problemi verin, nasıl çözeceğini sorun.
• Örnek proje: Küçük, ücretli bir proje verin (birkaç saat veya bir gün). Gerçek çalışma tarzını göreceksiniz.
• Teknik test: Yazılımcı işe alıyorsanız, kod yazmasını isteyin. Pazarlamacı işe alıyorsanız, kampanya önerisi hazırlamasını isteyin.

Bu yöntem, “o kişi ne dedi” belirsizliğini ortadan kaldırır. Adayın becerilerini kendi gözünüzle görürsünüz.

4. Probation Dönemini Etkili Kullanmak

Türkiye’de genellikle 2-3 ay deneme süresi vardır. Bu süreyi gerçekten “deneme” olarak kullanın:

• Net performans kriterleri belirleyin: İlk 30-60-90 günde ne yapması beklendiğini yazılı hale getirin.
• Düzenli geri bildirim verin: Ayda bir değil, haftada bir kısa değerlendirme yapın.
• Gerekirse hızlıca karar verin: İlk ayda “bu kişi uymuyor” anladıysanız, 3 ay beklemeyin. Hem sizin hem onun zamanını boşa harcamayın.

Probation dönemi, aslında en güvenilir “referans kontrolü”dür çünkü adayı kendi şirketinizde, kendi işinizde test ediyorsunuz.

5. Yapılandırılmış Referans Formu

Eğer referans kontrolü yapmaya devam edecekseniz, en azından standart bir form kullanın. Her adaydan aynı soruları sorun, cevapları not edin ve karşılaştırın. Bu, subjektifliği azaltır ve verilerinizin kalitesini artırır.

Ayrıca, referans kontrolünü yazılı olarak yapabilirsiniz (email veya online form). Bu, hem belgeleme açısından daha iyi hem de eski yöneticinin daha düşünerek cevap vermesini sağlar.

6. Gerçekçi Olun

Belki de en önemli adım, referans kontrolünün limitlerini kabul etmektir. Referans kontrolü tek başına işe alım kararı için yeterli değil. Mülakat, testler, vaka çalışmaları ve probation dönemi bir arada değerlendirilmelidir. Referans kontrolü bu sürecin küçük bir parçasıdır ve bazen hiçbir katkı sağlamayabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Referans kontrolü, teoride çok mantıklı bir işe alım adımı. Adayın geçmiş performansını öğrenmek, gelecekteki başarısını tahmin etmenin iyi bir yolu gibi görünüyor. Ancak pratikte sistem çökmüş durumda.

Eski işverenler yasal ve sosyal nedenlerle gerçeği söylemekten kaçınıyor. Adayların bir kısmı sahte referans veriyor. LinkedIn gibi platformlardaki “referanslar” anlamsızlaşmış durumda. Sonuç: Zamanınız boşa gidiyor ve hiçbir değerli bilgi edinemiyorsunuz.

Çözüm ne? Referans kontrolünü tamamen bırakmak zorunda değilsiniz ama onun limitlerini kabul edin. Daha spesifik sorular sorun, backchanel referanslara başvurun, ama en önemlisi: Adayı değerlendirmek için başka yöntemlere ağırlık verin. İşbaşı testleri, vaka çalışmaları, yapılandırılmış mülakatlar ve etkili bir probation dönemi, eski yöneticinin söylediklerinden çok daha güvenilir veriler sunar.

Unutmayın: Referans kontrolü artık bir formalite. Asıl iş, adayın şu anda ne yapabildiğini ölçmekte.