İş Maili Yazarken Bilmemiz Gereken 10 Temel Kural

Ortalama bir ofis çalışanının her gün 120 e-mail alıyor. Bu sayı şişirilse bile insanlar çok fazla e-mail okuyup yazmaya maruz kalıyor.

Ne kadar e-mail oluşturduğumuz düşünüldüğünde, neyin kabul edilebilir veya kabul edilemez olduğuna dair resmi yazılı kurallarımız olmaması oldukça şaşırtıcı. Özgeçmiş hazırlama, iş mektupları yazma ve sosyal medyayı kullanma şeklimiz etrafında belli kurallarımız var. E-mail konusunda maalesef bu kadar özen gösterilmiyor.

İş maili nasıl yazılır ve nasıl atılır? İş insanlarının e-mail iletişiminde beklediği ilk on şeyin bir listesini oluşturduk!

1. E-posta Toplantı Yerine Geçmez

Toplantılar, bilgi iletmek, sorunları çözmek veya karar vermek gibi belirli nedenlerle gerçekleşir. Bunlardan bazıları mail yolu ile gerçekleştirilebilse de bir toplantı yerine geçemez. Şirketlerin isteyeceği son şey, mail yoluyla bir konuşma başlatmak ve ardından birçok e-posta ortalıkta dolaştıktan sonra, konuyla gerçekten ilgilenmek için bir toplantı düzenlemek.

2. Bazı Mesajlar Sesli Olarak Daha İyi İletilir

Zor mesajlar en iyi, insanlar sesinizi duyabildiğinde iletilir. Hem gönderici hem de alıcı bunun zor bir mesaj olduğunun farkındadır. Empati, samimiyet göstermek ve diğer kişinin önemli olduğunu hissetmek için ‘ses’ duymak oldukça önemlidir. Zor bir mesaj iletecekseniz mail ile iletişime geçmemeniz gereklidir.

3. Otomatik İmzalar Bir Amaca Hizmet Eder

Birden fazla otomatik imzaya sahip olmayı tercih edin. Biri, birincil işiniz için, diğeri ise yan işiniz için. Kişisel mailleriniz için de farklı bir imza bulundurmayı unutmayın. Günümüzde insanların birden fazla e-mail adresi var, bu nedenle her hedef kitle için otomatik imzanıza bir özelleştirme ekleyebilirsiniz.

4. Konuyu Değiştirdiğinizde Konu Satırını Değiştirdiğinizden Emin Olun

Bir iş maili konusu olan “Öğle Arasında Doğum Günü” altında önemli bir soru sorarsanız, ilettiğiniz kişilerin bunu hemen görmeme olasılığı oldukça yüksektir. Okuyucular, konu satırını kullanarak yanıtlara öncelik verirler. Konuları değiştirdiğinizde konu satırını değiştirerek okuyucunun size zamanında yanıt vermesine yardımcı olun. İhtiyacınız olan bilgiyi ihtiyacınız olduğunda almak istiyorsanız yeni bir mail oluşturun.

5. CC ve BCC İşlevlerini Nasıl Kullanacağınızı Öğrenin.

Bir kişinin cevap vermesi bekleniyorsa, adı “Kime” satırında olmalıdır. CC satırı, diğerlerini bilgilendirmek için tasarlanmıştır. Bcc satırı, diğerlerinin haberi olmadan başkalarını bilgilendirmektir.

6. “Tümünü yanıtla” Düğmesinin Etkisiz Kullanımı Kariyerinizi Olumsuz Etkiler

İnsanlar, tümünü yanıtla düğmesini aşırı derecede kullanan iş arkadaşlarına kızarlar. Bunun uygun olduğu zamanlar vardır fakat her zaman değil!

7. Yazım Denetimi Kullanın

Hepimiz iş maillerimizde yazım yanlışı yapmamaya özen gösteririz. Yazım hatası olmadığından emin olmak için göndermeden önce e-postalarımızı en az iki kere okumalıyız. Bu adımları yapsak bile, zaman zaman bir yazım hatasıyla karşılaşabiliriz. Bir yanlış anlaşılmaya yol açmayacaksa, bunu düzeltmek için yeni bir mail göndermenize gerek yoktur.

8. Bir E-postaya Cevap vermemek “Hayır” Demekle Aynı Şey Değildir

Sorunun ortadan kalkacağını düşünerek e-postaları yanıtlamaktan kaçınan kişiler vardır, bu aslında çok hatalı bir davranıştır. Bir “hayır” e-postası göndermek istemiyorsanız, ikinci maddemizdeki sesli mesajlara odaklanın 🙂

9. Yanıtlar İçin Makul Bir Geri Dönüş Zamanı Belirleyin

Bir iş mailini yanıtlamak için 24 saatin makul olduğunu belirten birçok makale var. Akıllı telefonlarımız olsa bile herkesin 15 dakika içinde cevap vereceğini düşünmek pek mümkün değil. Eğer cevap vermek için bir araştırma yapmanız gerekiyor veya bir başka kişiden haber bekliyorsanız sizden cevap bekleyen kişiye bunu bildirmelisiniz.

10. “E-postanı Hiç Almadım.” Bir Teknoloji Sorunu Değildir

Bu bir kaçınma tekniğidir. Günümüz iş dünyasında, özellikle bir cevap beklediğimizde, gereksizler kutumuzu düzenli olarak kontrol etmeliyiz. Alışkanlık olarak “E-maili almadım” cümlesini kullanmaktan kaçınmalıyız.

E-mail iletişiminde ne kadar iyiysek, online ortamda o kadar dikkate alınırız.

Sizin iş maili kurallarınız nelerdir? Önerilerinizi yorumlarda bekliyoruz!

İnsan kaynakları alanında yapılan çalışmaları merak ediyorsanız Şirketler Açısından İnsan Kaynakları Yönetiminin Önemi yazımızı okumalısınız!