İş Başvurusunda Bulunanlara Olumsuz E-posta Nasıl Yazılır

Elbette, kabul edilmeyen adaya olumsuz e-posta göndermemek en kolayıdır, kimse kötü haberleri paylaşmaktan hoşlanmaz. Birçok işveren, bu rahatsız edici durumdan kaçınmayı ve diğer adaylara odaklanmayı tercih eder.

Adaya işe alamayacağınızı bildirmeniz yapılacak en doğru şeylerden biridir. Mülakata hazırlanmış ve işe alım ekibinizin sorularını yanıtlamak için zaman ayıran her kişiye, şirketinizin diğer başvuru sahipleriyle birlikte ilerlemeye karar verdiğini bildirmek gerekir. Başvuruyu henüz tamamlamış olsalar ve onlarla hiç konuşmamış olsanız bile, onları işe almadığınızı bilmelerini sağlamak güzel bir jesttir.

İşe alım uzmanlarından yanıt alamamak, her zaman iş arayanların şikayet listesinin en üstündedir. Adaylar iş fırsatları konusunda heyecanlanır ve iş aramalarına devam edebilmek için mülakat sonrası gelen cevabı beklerler.

Bir ret e-postası göndermemek, işveren markanızı ve genel işe alma çabalarınızı olumsuz yönde etkileyebilir. CareerArc şirketinin anketine göre, iş başvurusunda bulunanların %72’si kötü işe alım deneyimlerini online inceleme sitelerinde, sözlüklerde veya tanıdıkları kişilerle paylaşıyor. Bu da diğer adayları gelecekte bu şirkete başvurmak yönünde olumsuz etkiliyor. Yetenekli kişilerin birçok seçeneği vardır ve özgeçmişlerini göndermeden önce bir şirketin online ortamdaki incelemelerine göz atacak veya çevresindekilerle konuşacaklardır.

Ret e-postalarının türleri

Genel olarak, üç tür aday ret e-postası vardır: kısa ret e-postası, genişletilmiş ret e-postası ve kişiselleştirilmiş ret e-postası. Adayın işe alım sürecinizde ne kadar ilerlediğine bağlı olarak farklı bir ret mektubu stili kullanmak en iyisidir. Olumsuz e-posta örneklerini aşağıda listeledik.

Kısa ret e-postası

Bu ret e-postası doğrudan konuya girer ve herhangi bir ayrıntı gerektirmez. İşte başlangıç noktası olarak kullanabileceğiniz temel bir ret e-posta şablonu:

“Merhaba …..,

ŞİRKET İSMİ şirketinde… POZİSYON… için başvurduğunuz için teşekkür ederiz. İşe alma ekibimiz başvurunuzu inceledi ve diğer adaylarla devam etmeye karar verdi. Bir sonraki kariyer fırsatı aramanızda başarılar dileriz. ”

Aldığınız yüksek başvuru sayısından bahsederek veya adayı ileride başka rollere başvurmaya teşvik ederek bu ret e-postasını yumuşatabilirsiniz.

Bu e-postayı bir şablon olarak oluşturabilir ve başvuru sahiplerini, sisteminizde işe alım iş akışından çıkardığınızda otomatik olarak gönderilecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Genişletilmiş ret e-postası

Kısa iş reddi e-postasını, online görüşme yaptığınız bir adaya göndermek biraz soğuk durmanıza neden olur. Bu durumlarda, kısa ret mektubunu genişletmeli ve sizinle konuşmak için zaman ayırdıkları için onlara teşekkür etmelisiniz. Bu genişletilmiş ret e-posta şablonu, size yardımcı olacaktır.

“Merhaba …..,

ŞİRKET İSMİ şirketinde… POZİSYON… ile ilgili olarak sizinle konuşmak çok keyifliydi. Diğer adaylarla devam etmeye karar verdik ancak geçmişinizi ve niteliklerinizi bizimle paylaşmak adına zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. İş arama ve gelecekteki profesyonel hayatınızda başarılar dileriz.”

Uygun gördüğünüz şekilde bu tür mektubu genişletmekten çekinmeyin. Temel amacı, size zamanlarını verdikleri için onlara teşekkür etmek ve haberi adaya iletmektir.

Kişiselleştirilmiş ret e-postası

İşe alım yöneticileri, resmi bir görüşme için yüz yüze görüştükten sonra aday ile bir sürece başlar. Bu sürecin, işe alıma doğru ilerlemeyeceğini bilmelerini sağlama zamanı geldiğinde, onlara bir açıklama yapmak gerekir.

Kişiselleştirilmiş bir aday ret mektubu, adaya neden kendisini işe almamaya karar verdiğinizi anlatır. İş görüşmesi performanslarını olumsuz anlamda eleştirmeden, bir profesyonel olarak büyümelerine yardımcı olacak geri bildirimler sağlanmalıdır. Örneğin, bir dijital pazarlama rolü adayı analitikle ilgili bir soruda duraksadıysa, “Daha güçlü Google Analytics deneyimi olan adaylara odaklanmaya karar verdik” diyebilirsiniz.

Adaya kişisel olarak değil, rol gereklilikleriyle ilgili olan niteliklerine odaklanın. Kişiselleştirilmiş bir ret mektubu yazmak için birkaç ipucu derledik;

İdeal adayınız teklifi kabul edene kadar diğer adaylara olumsuz e-posta göndermemenizi öneririz. Rol kesinlikle doldurulana kadar diğer seçeneklerinizle iletişimi kesmeyin.

Neyi iyi yaptıklarını mutlaka bildirin, adayın güçlü yanlarını ve verdiğiniz geri bildirimleri işaret ederek e-postanızın tonunu dengeleyiniz.

Gelecekteki işe alımlar için mutlaka kapıyı açık bırakın.

Kısa bir e-posta büyük bir etki yaratır

Adayların en sevmediği şeylerden biri işe alım uzmanlarının iletişimden kopmalarıdır. Hızlı bir iş ret e-postası göndermek yapılacak en doğru şeydir. Ayrıca şirketinizin uzun vadeli işe alma çalışmaları üzerinde de olumlu bir etkiye sahiptir.