İK’ya E-posta Nasıl Yazılır?

İK temsilcinize profesyonel bir e-posta oluşturmak için şu adımları izleyin:

1. E-postanızı düzgün bir şekilde adresleyin

Büyük bir şirkette çalışıyorsanız, İK temsilcinizi henüz tanımıyor olabilirsiniz, bu nedenle bu bilgiyi öğrenmek çok önemlidir. E-postanızı göndermek için doğru e-posta adresine ihtiyacınız olacak ve ayrıca e-postanıza İK temsilcisinin ad ve soyadıyla hitap ederek başlamalısınız.

2. Belirli bir konu satırı yazın

Herhangi bir profesyonel e-posta yazarken, e-postanın ne hakkında olduğunu belirtmek için konu satırını kullanmak önemlidir. Örneğin, bir şikayette bulunmak için yazıyorsanız, konu satırınızda bunu kısaca belirtmelisiniz. Örnek: ‘’Şikayetiniz Hk.’’Bir bordro sorunu hakkında soru soruyorsanız, bu bilgiyi konu satırınıza ekleyin. Örnek: ‘’Bordro Hk.’’ E-postanızın konusu kısa, ancak İK temsilcisinin e-postayı açmadan genel olarak ne hakkında olduğunu bilebileceği kadar bilgilendirici olmalıdır.

3. Durumu açıklayın

Bir selamlamanın ardından, ne hakkında yazdığınızı olabildiğince açık bir şekilde açıklayarak e-postanıza başlayın. Durumu anlamaları veya çözmeleri için ihtiyaç duyabilecekleri tüm ayrıntıları sağlayın. Gerekenden daha fazla ayrıntı vermek, yeterince ayrıntı vermemekten daha iyidir çünkü bu, göndermeniz gereken e-posta sayısını azaltır. Durum e-posta üzerinden tartışılamayacak kadar karmaşıksa, bunu söyleyebilir ve şahsen/telefonla bir görüşme ayarlamasını isteyebilirsiniz.

4. Hangi adımları atmak istediğinizi netleştirin

Durumu açıkladıktan sonra, sorunu çözmek için ne yapmak istediğiniz konusunda net olmalısınız. Sorunu çözmek için zaten girişimlerde bulunduysanız, İK temsilcinizin bu çözümlerin işe yaramadığını bilmesi için bu girişimleri kesinlikle açıklayın. Bu, daha önce yapmış olduğunuz bir şeyi yapmanızı önermelerini engeller ve sorunu onlara açmadan önce kendi başınıza çözmeye çalıştığınızı gösterir.

5. E-postayı sonlandırın

Her şeyi net bir şekilde açıkladıktan sonra, e-postayı profesyonelce imzalayın. İK temsilcinize teşekkür etmeli ve gerekirse sizi takip etmelerini istemelisiniz. Ardından e-postanın alt kısmına tam adınızı ve “saygılarımla” veya “içtenlikle” gibi profesyonel bir bitirme yazın. Ayrıca, iletişim bilgilerinizi ve gerekirse iş kimliği, telefon numarası veya departman numarası gibi diğer ilgili bilgileri adınızın altına eklediğinizden emin olun.

6. Hataları kontrol edin

Gönder’e basmadan önce, hata olmadığından emin olmak için e-postanızı gözden geçirin. Yazım veya dilbilgisi hatalarını düzeltin, yazınızın net ve kolay anlaşılır olduğundan emin olun. Bu önemli bir adımdır çünkü e-postanızın profesyonel ve gösterişli olmasını sağlar.