İK İçin: Başarılı Bir İş Görüşmesi Nasıl Yapılır?

Güçlü bir görüşmeci olmak gerçekten oldukça basittir. Başarılı bir iş görüşmesinin nasıl yapılacağını bilmek, aşağıdaki adımları bilmeye ve uygulamaya bağlıdır:

• Hazırlık
• Organizasyon
• Zaman yönetimi

Bu unsurlar ele alındığında, pozisyona doğru kişiyi belirlemek için gereken bilgileri toplayan odaklanmış, sorunsuz ve üretken bir görüşme yapma olasılığınız çok daha yüksektir.

Aynı zamanda, iş adaylarının, pozisyona kabul alsınlar veya almasınlar, şirketinizde iyi bir deneyime sahip olmaları gerekir.

Unutmayın: Mülakat asla yalnızca bir adayın sorularınızı yanıtlamasıyla ilgili değildir. Adaylar ayrıca sizinle görüşüyor ve temsil ettiğiniz şirket kapsamını belirleyerek bu kuruma katılmanın onlar için doğru hamle olup olmadığına karar veriyorlar. Bu durum özellikle, sıkı iş piyasalarında veya pasif aday olmayı göze alabilecek yüksek nitelikli iş adaylarını işe alırken geçerlidir. Başka bir deyişle, mülakatlar her iki tarafın da parlaması için bir fırsattır.

İsteyeceğiniz son şey, bir iş adayının, şirketiniz ve hatta mülakat süreciniz için online ortamda olumsuz düşüncelerini bildirmesi olmalıdır. Bu, işveren markanıza oldukça zarar verebilir.

Bunu akılda tutarak, her iki taraf için de başarılı bir sonuç elde etmek için yapmanız gereken eylemleri vurgulayarak en uygun görüşme sürecini tanıyalım.

Bu ipuçları hem yüz yüze hem de uzaktan (video veya telefon) mülakatlarda gerçerlidir.

Görüşmeden Önce:

Açık Pozisyon ile İlgili Tüm Bilgileri Toplayın

Doğrudan işe alım uzmanının aksine bir İK uzmanı veya yardımcısı mısınız? Çoğu zaman, iş görüşmesini yürüten kişi, yeni işe alınacak kişiyi yönetecek kişiyle aynı kişi değildir. Bu durumda, aşağıdakiler de dahil olmak üzere açık pozisyonun tüm yönlerini ve gereksinimlerini anlamak için işe alım müdürü ve ekip üyeleriyle konuşmanız özellikle önemlidir:

• Ekip
• Kullanılan teknolojiler
• Günden güne görevler
• Proje türleri
• Etkileşimde bulunacakları müşteriler
• Seyahat ve eğitim durumları

Bu tür soruları cevaplayabildiğinizden emin olun. İş adaylarının bu soruları sorması genelde beklenilen bir şeydir ve belirsiz, yetersiz cevaplarla hüsrana uğrayabilirler.

Tam Olarak Kimi Aradığınızı Bilin

Rol için hangi kilit faktörler gereklidir ve bu nedenle hangi temel yetkinlikler kritiktir? Şirketin yanı sıra role de en fazla değeri katacak diğer nitelikler ve özellikler nelerdir? Birini beceri ve nitelikler açısından uygun yapan nedir?

Belirli bir iş için kime ihtiyaç duyulduğu konusunda iyi bir fikre sahip olduğunuzda, adayın uygun olup olmadığını belirlemek için sorularınızı bu gereksinimler etrafında yapılandırabilirsiniz.

Her Bir İş Adayına Aşina Olun

Bir ilişki kurabilmeniz ve şirketiniz hakkında sıcak, hoş bir ilk izlenim sunabilmeniz için adayların isimlerini öğrenin. Görüşmeden önce her adayın özgeçmişini inceleyin. Çalışma geçmişlerini iyi anlayın ve notlara aşırı başvurmadan onlar hakkında konuşabilin. Mülakatta özgeçmişi yüksek sesle okuyarak veya temel bilgileri yeniden ele alarak zaman kaybetmekten kaçının. Bunun yerine özgeçmiş, daha derinlemesine sorular sormak için bir aracı olarak görülmelidir.

Özgün çalışma geçmişleriyle ilgili ayrıntılandırmaya veya açıklamaya ihtiyaç duyduğunuz alanları kapsayan belirli soruları yazın. Ayrıca beceri setlerinin ve yetkinliklerinin açık pozisyonla nasıl ilişkili olduğu hakkında sorular hazırlayın.

Standart Bir Mülakat Rehberi Hazır Bulundurun

Bu kılavuz, aynı pozisyon için mülakat yapan her iş adayına soracağınız soruları kapsar ve aşağıdakileri mutlaka içermelidir:

• Açık pozisyona özgü yetkinlik veya teknik sorular
• Davranışsal sorular (Örnek: “Bana ne zaman…”
• Davranışsal sorular faydalıdır çünkü iş adayları önceden kolayca hazırlanamazlar, bu nedenle prova edilmeyen gerçek bir yanıt alma olasılığınız daha yüksektir.

Ik’daki her ekip üyesinin bu soruları bir araya getirmesi mümkündür. Bir adayın sizden detaylandırmanızı istemesi durumunda rehberinizin içeriğini iyi bilmeniz gerekir. Sürekli notlara bakarak hazırlıksız görünmek veya bir iş adayıyla bağlantınızı koparmaktan kaçınınız 🙂

Bir pozisyon için görüşme yapılan her adaya tutarlı bir çerçeveniz olmalıdır ve böylece adayları çok daha kolay karşılaştırabilirsiniz.

Sorumluluktan daha fazla korunursunuz. Kişisel sorular (“Evli misiniz? Çocuğunuz var mı?”) gibi sorunlu bir sorgulama haline gelmek kolay olabilir. Böyle bir durumda adaylar daha sonra sizi ayrımcılık temelinde onları işe almamakla suçlayabilirler.

Çok önemli soru: Şirketiniz için çalışırken neyden zevk alıyorsunuz?

Şirketiniz hakkında coşku göstermek ve heyecan yaratmak mı istiyorsunuz? Bu soruyu düşünmediyseniz ve hazırlıksız görünüyorsanız veya her gün işe gelmekten neden hoşlandığınıza dair olumlu bir cevap üretmekte zorlanıyorsanız, iş adaylarının algıladığı mesaj, şirketinizin katılmak istedikleri bir iş yeri olmadığı olacaktır. Ayrıca karşılaşabileceğiniz diğer ilgili aday sorularını da düşünün, bunlar, ödevini yapan seçici bir adayınız olduğunu gösteren işaretler olabilir.

Görüşme Sürecini Planlayın

Her bir iş adayına şirketinizle mülakat yaparken iyi bir deneyim sunmak ve zamanlarına saygılı olmak istersiniz. Bu nedenle:

Mülakat sürecini mümkün olduğunca kolaylaştırın. Örneğin, dört aşamalı bir süreci (ilk telefon görüşmesi, yüz yüze görüşme, takip görüşmesi ve son görüşme) birkaç adıma sıkıştırın. Bu, iş adaylarının tükenmişliğini ve hayal kırıklığını önlemek için güzel bir uygulamadır.

Görüşmenin amacının her iki tarafın da iyi bir karar vermek için ihtiyaç duydukları bilgileri almasını sağlamak olduğunu açıklayacağınız bir giriş sunmaya hazır olun. Ardından, adaya mülakatın genel akışını ve mülakatın neleri kapsayacağını açıklayın. Önceden ne bekleyeceklerini bilmek isteyeceklerdir.

Mülakat grup mülakatı olacaksa, her bir kişinin hangi sırayla soracağına ve genel bakışı kimin sağlayacağına önceden karar verin. (İyi bir uygulama, verimliliği ve zaman yönetimini sürdürmek ve iş adaylarının kendilerini daha rahat, daha az bunalmış hissetmelerini sağlamak için görüşmeleri maksimum üç kişiyle sınırlamak anlamına gelir.)

Görüşme Süresince:

Bulundurulması Gerekenler

• Adayın özgeçmişi ve iş geçmişine özgü takip soruları
• Standartlaştırılmış görüşme rehberiniz
• Her adayı değerlendirip not alacağınız bir puan kartı

Cep telefonu gibi dikkatinizi dağıtabilecek her şeyi geride bırakın. En azından, cep telefonunuzu sessiz moda alın ve görüşme süresince gözlerden uzak bir yerde tutmayı deneyin.

Lokasyon

Önceden rezerve edebileceğiniz bir toplantı odası gibi dikkat dağıtıcı olmayan, sessiz bir alanda yüz yüze görüşmeler yapın. Telefon görüşmeleri veya e-postalar gibi çok fazla dikkat dağıtıcının olduğu ve bilgisayar ekranında beliren anlık iletilerin olduğu kişisel bir odada mülakat yapmaktan kaçının.

Online mülakatlar için nerede gerçekleştiği konusunda seçici olun. Sessiz bir alanda profesyonel bir ortam seçin. İnternet bağlantınızın sabit olduğundan emin olun ve bir şeyler ters gittiğinde mutlaka bir yedek planınız olsun!

Davranışınız, Beden Diliniz ve Ses Tonunuz

Mülakat süresince tüm dikkatinizi adaya verin. Göz temasını sürdürün ve adaya odaklanın, odanın etrafına veya sürekli notlarınıza bakmayın, bu da dikkatiniz dağılmış izlenimi vermenize neden olabilir. Notlarınıza bakmanız gerekiyorsa, yaptığınız şeyin bu olduğunu açıklayın.

Mülakat süresince birçok insanın gergin olduğunu zaten biliyorsunuzdur, özellikle bu bir telefon görüşmesi yapıyorsanız veya aday yüz ifadelerinizi veya jestlerinizi göremiyorsa mutlaka ses tonunuzda sıcaklık ve coşku gösterin.

Bir adayın bir soruyla mücadele ettiğini düşünüyorsanız, adaylara duraklamaları ve yanıtlarını düşünmeleri için zaman tanıyın. Unutmayın ki,

herkes hemen cevap vermek zorunda değil.

Onları serbest bırakmayın, daha fazla araştırma yapın, takip eden sorular sorun ve akıllarına gelenleri söylemeleri için onları teşvik edin.

Aktif Dinleme Becerilerinizi Ön Plana Çıkarın

Adayların söylediklerini dikkatlice dinleyin. İş adaylarının soruları nasıl yanıtladığı, onların düşünce süreçlerini ve neyi önemli gördüklerini ortaya çıkarır. Ayrıca dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktaları da burada keşfedebilirsiniz.

Hırs ve inisiyatif gösteren başarılara ve anekdotlara dikkat edin. Adayın daha kendinden emin mi yoksa kibirli mi göründüğünü anlamaya çalışın ve ne ölçüde azim ve tutku gösterdiklerine mutlaka dikkat edin.

Kelime seçimlerini düşünün. (Örneğin, “ben”i mi yoksa “biz”i mi daha çok kullanıyorlar? Bu onların bireysel başarılarına karşı takım başarıları hakkında ne söylüyor?)

Sorulması Gereken Sorular

Bir adayın şirketiniz hakkında ne bildiğini sorarak görüşmeye liderlik edebilirsiniz. Bu, işe alım sürecinin bu aşamasında adayın zaten bilmesi gereken şirketi tanımlarken değerli görüşme süresinden tasarruf etmenizi sağlar. Bunu sormak, bir adayın ne kadar araştırma ve hazırlık yaptığını ölçmenize de yardımcı olacaktır.

Ayrıca pozisyon ve şirketinizle neden ilgilendiklerini de sormak isteyebilirsiniz. Bu onların motivasyon, tutku ve bağlılık düzeylerini gösterecektir.

Aday özgeçmişine özgü olanlar da dahil olmak üzere diğer planlanmış sorularınıza ek olarak, standart mülakat rehberi sorularınız için bu güçlü soru örneklerini kullanabilirsiniz:

Uyarlanabilirlik: Çok sayıda talep nedeniyle büyük bir baskı altında olduğunuz bir durumdan bahsedin. Durumu nasıl çözdünüz?

Müşteri hizmetleri: Bana yaşadığınız en zor müşteri karşılaşmasını anlatabilir misiniz? Nasıl hallettiniz?

Güvenilirlik: Bir taahhüdü yerine getirmekte zorlandığınız bir zamanı anlatın. Nasıl üstesinden geldiniz?

Etik: Sevmediğiniz veya saygı duymadığınız biriyle çalıştığınız bir durumu tanımlayın. İlişkiyle nasıl başa çıktınız?

Girişim: Karşınıza çıkan ama risk almak konusunda isteksiz olduğunuz bir fırsattan bahsedin. Ne yaptınız?

Kişiler arası iletişim becerileri: Bir iş arkadaşınızla ciddi bir çatışma yaşadığınız bir zamanı anlatın. Bu durumun üstesinden nasıl geldiniz?

Yargılama: Zor bir karar vermek zorunda kaldığınız bir zamanı anlatın. Karara varmak için nasıl bir süreçten geçtiniz?

Liderlik: Motive olmamış bir birey veya gruba ilham vermek veya enerji vermek zorunda kaldığınız bir zamandan bahseder misiniz? Ne yaptınız ve sonuç ne oldu?

Planlama ve organize etme: Çalışmanızı planlamak ve organize etmek için kullandığınız tekniklerin bir özetini verebilir misiniz? Bu tekniklerden birini belirli bir durumda nasıl uyguladığınızı açıklayınız.

Takım çalışması: Takımın çıkarları için kendi çıkarlarınızı veya önceliklerinizi bir kenara koymak zorunda kaldığınız bir zaman oldu mu?

Sonuç ve Görüşme Sonrası

Her mülakatı adaya başka soruları olup olmadığını sorarak sonlandırın. Sonra:

İşe alma sürecindeki sonraki adımları gözden geçirin ve adayın sizden ne zaman haber alabileceğini gösteren bir zaman çizelgesi sağlayın. Bu süreçten sonra artık iletişim ve takip çok önemlidir. Yapacağınızı söylediğiniz her şeyi yapın. Pek çok aday, değerli zamanlarını mülakat yaparak geçirdikten sonra bir şirketten hiçbir şey duymadıkları için hayal kırıklığı yaşadıklarını bildiriyor. Hiç kimse açıklama yapılmadan görmezden gelinmek veya reddedilmek istemez.

Profesyonellik ve şeffaflık, işveren markanız hakkında başkalarına çok şey söyler. Mümkün olduğu kadar çok insanda iyi bir fikir bırakacak şekilde davranmak istersiniz. Açıkçası, bir adayı gölgede bırakmak, onların sizi gölgelemesinden daha kötüdür.

Mülakatın sonunda 15 dakika ayırın ve puan kartınızı doldurun, her şey hala zihninizde tazeyken düşündüklerinizi not edin. Notlarınızı günün sonuna kadar veya tüm mülakatlar bitene kadar beklerseniz, önemli detayları unutmuş hale gelirsiniz.

Şirketiniz bir adayı işe almaya karar verdiğinde, saygı ve nezaket göstergesi olarak görüşülen diğer adayları bilgilendirin. Bir sonraki iş görüşmeleri için geliştirebilecekleri belirli bir yol olduğunu düşünüyorsanız, onlara yapıcı geri bildirimde bulunun.