- Şubat 18, 2022
- Yayınlayan: Müge Bezgin
- Kategori: Genel, Verimlilik
Bir ofis ortamında çalışırken, birçok toplantıya katılırsınız. Bunların çoğu personel toplantıları veya bilgilendirme toplantıları vb. gibi rutindir. İnsanların evden çalışmayı sevmelerinin nedenlerinden biri, bu tip toplantılara katılmak zorunda olmamalarıdır. Özellikle de iyi planlanmamış toplantılara.
Başarılı bir toplantının gerçek anahtarı planlamadır. Plan yapmak ve hazırlanmak için gerçekten zaman ayırırsanız, bunun katılıma ve toplantının sonucu üzerinde kesin bir etkisi vardır. Verimli bir toplantı yürütmemize yardımcı olacak 6 ipucu:
Sadece gerektiğinde toplantı yapın
Bu, kulağa çok akıllıca gelmeyebilir ama her şey için toplantı arayan birçok insan var. Bir telefon görüşmesi ile çözülecek konu için bir toplantı talep etmeyin. Bir toplantı yapmanın yalnızca üç gerçek nedeni vardır: bilgi aktarmak, sorunları belirlemek veya karar vermek.
Doğru insanları davet edin
Toplantıda olması gereken kişilerin orada olduğundan emin olun ve orada olması gerekmeyen insanları davet ederek kafa karışıklığına sebep olmamalıyız.
Bir gündem oluşturun
İnsanlara neden bir toplantı yapmak istediğinizi söyleyin. Katılımcılara, tartışılan konular hakkında hazırlanmaları, araştırma yapmaları ve kendi bakış açıları hakkında düşünmeleri için zaman verir. Ayrıca, insanları hazırlıklı geldikleri için sorumlu tutmanıza olanak tanır. Bir şeyi başarmanın tek yolu, insanların hazırlıklı gelmesini sağlamaktır. En önemlisi de gerçekten gündeme bağlı kaldığınızdan emin olun.
Başkalarının konuşmasını veya sunum yapmasını bekliyorsanız, onlara söyleyin
Bu gündemi ortaya koyduğunuzda, onlardan bir şey bekleyip beklemediğinizi katılımcılara bildirin. Bir kişinin son verileri getirmesini istiyorsanız, ona bunu mutlaka bildirin. İnsanların bir karar vermeye hazırlıklı gelmesini istiyorsanız, onların bunu bilmesi gerekir.
Dakika tutun
Dakikalar oluştururken SMART hedefleri kullanmalıyız. Sadece ne yapılacağına dair bir kayıt sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bundan kimin sorumlu olduğu ve ne zaman tamamlanacağı hakkında da bilgi verir. Ardından, SMART plan bir çalışma belgesi haline gelir.