- Mayıs 24, 2021
- Yayınlayan: Müge Bezgin
- Kategori: Sektörel, Verimlilik
Pandemiyle birlikte her birimiz konferans görüşmelerine katılmaya mecbur kaldık, bu bazılarımız için oldukça rahatsız bir durum olabilir. Bağlantı sorunları yaşayan veya mikrofonunun sesini kapatıp açmayı unutan biri için konferans görüşmesi kabusa dönüşebilir.
Neyse ki, artık birçok kişinin uzaktan çalıştığı gerçeği sayesinde, sesli ve görüntülü konferans platformları bize sağladıkları kullanıcı deneyimini önemli ölçüde geliştirdi.
Bununla birlikte, günlük olarak artan çevrim içi görüşme sayısı, uzaktan çalışanlar için yeni bir tür kronik ağrı haline geldi. Sonuç olarak, sanal toplantıları optimize etmek birçok yönetici ve ekip lideri için en önemli öncelik haline geldi.
İşte bu noktada size yardımcı olmak için buradayız! Bu yazıda, ekip üyelerinizi üretken tutacak ve çevrim içi görüşmeleri düzenlemenize yardımcı olacak birkaç yararlı ipucu bulacaksınız.
Teknik Sorunlarla İlgilenin
Konferans görüşmelerinizin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için atmanız gereken ilk adım, katılımcılarınıza görüşmeye gelmeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri ve araçları sağlamaktır. Olası sorunları en aza indirmek için önceden halletmeniz gereken birkaç şey var. Sabit bir internet bağlantısı sağlamanız gerekir. Toplantıyı düzenlemeyi planladığınız yerde bağlantı hızınızı ve gücünüzü birkaç kez kontrol edin. Diğer katılımcılardan da aynı şeyi yapmalarını rica edin.
Katılımcılara gerekli ürünleri gönderin. Özellikle ev ortamında ışık ihtiyacı olabilir. Eğer ofiste bir toplantı ayarlıyorsanız, diğer çalışanlara ihtiyaç duyabilecekleri kulaklık ve mikrofon gibi gerekli tüm aksesuarları sağladığınızdan emin olun.
Diğer çalışanların konferans görüşmesine vaktinde katılmalarını istiyorsanız, toplantıya katılmaları gereken saat ve tarih gibi ihtiyaç duyacakları tüm bilgileri onlara ilettiğinizden emin olun. Toplantı bağlantısını ve şifreyi de birkaç kez kontrol etmelisiniz.
Görgü Kuralları Oluşturun
Yanlış anlaşılmalardan ve garip davranışlardan kaçınmak için, diğer katılımcılara toplantı sırasında uymaları beklenen görgü kuralları listesini iletmelisiniz. İşte göz önünde bulundurmanız gereken unsurların bir listesi!
Başkalarının görüşmeye katılmasını beklerken harcayacağınız zamanı belirleyin.
Görüşmeye katılacak kişilerin birbirlerini kesmemeleri gerektiğini bilmelerini sağlayın. Bunun yerine, konuşmak istediklerinde sanal ellerini kaldırmaları için onları teşvik edebilirsiniz.
Katılımcıları belirli bir kıyafet kuralına uymasını isteyip istemediğinize karar verin.
Görüşmeye katılanların görüşmeye her katıldıklarında kendilerini tanıtmalarını isteyip istemediğinizi düşünün. Kırk katılımcının birbirini selamlaması gerçekten dikkat dağıtıcı ve uzun süreli olabilir. Bunu istiyorsanız da zamanınızı buna göre planlamalısınız.
Toplantıları kaydetmeyi planlıyorsanız katılımcıları mutlaka bilgilendirin. Bir kulaklık kullanmanın zorunlu mu yoksa isteğe bağlı mı olduğunu belirleyin.
Katılımcıları çevrim içi toplantılar sırasında çoklu görev yapmaktan uzaklaştırın.
Şirket kültürünüze göre uyarlanmış konferans görüşmeleri görgü kuralları oluşturmak, herkesin konuşma sırasında nasıl davranacağını bilmesini sağlayacaktır. Üstelik, görüşme sırasında bu tür şeyleri açıklamak için zamanınızı boşa harcamak zorunda kalmanızı önleyecektir.
Beklentileri Belirleyin
Bu belki de bir konferans görüşmesine hazırlanmanın en önemli adımıdır. Her şeyden önce, o toplantıya gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını belirlemenizi sağlar. Konuyla ilgili gerçekten böyle bir toplantıya ihtiyacınız var mı? Eğer ihtiyacınız yoksa, bunun yerine bir e-posta göndermeyi düşünebilirsiniz.
İkinci olarak, ana tartışma konusunu, süresini ve sonuçlarıyla ilgili beklentilerinizi netleştirin. İnsanların toplantının belirli bir bölümünde düşüncelerini ve fikirlerini paylaşmalarını isteyip istemediğinizi ve belirli bir soruna çözüm geliştirmeye odaklanmanız gerekip gerekmediğini belirleyin.
Gündem Oluşturun ve Bu Gündeme Bağlı Kalın
Çevrim içi görüşmenizin ilgi çekici olmasını istiyorsanız, bir gündem oluşturmanız gerekir. Bir gündem oluşturmanın en etkili yolu, toplantıyı bölümlere ayırmak ve her bölüm için bir kişiyi sorumlu tutmaktır. Böylece, bir hedefin tüm yönlerinin kapsanmasını ve konuşmaları istendiğinde kimsenin şaşırmamasını sağlayacaksınız.
İlgilenmeniz gereken bir diğer önemli şey, tartışmayı kolaylaştıracak ve katılımı artıracak bir görüşme lideri atamaktır. Etkili uzaktan iletişim için çok yönlü bir plana sahip olmak oldukça önemlidir ve buna bağlı kalmak, konuşmayı çok daha verimli hale getirecektir. Ek olarak, bir şeyin daha fazla tartışılması gerektiğini fark ederseniz, tam da bunu yapmak için ayrı bir toplantı düzenleme fikrini sunabilirsiniz.
Özetleyin ve Geri Bildirim İsteyin
Her zaman konferans görüşmesinin sonunda, toplantıyı sonlandırmanıza izin verecek ayrı bir zaman ayırdığınıza emin olun. Bu, ekip üyelerine, konu hakkında sorular sormasına veya ek yorum yapmasına izin verdiği için toplantının önemli bir parçasıdır. Bunun da ötesinde, herkesin toplantının neyle ilgili olduğunu anlamasını da sağlar.
Yapıcı geri bildirim talebini sözlü ifade etmek de aynı derecede önemlidir. İnsanlara ayrı ayrı seslenmek göz korkutucu olsa da geri bildirim toplamanın en etkili yoludur. Amaç, katılımcıları konuşmaya zorlamak değil, herkesin sohbete katkıda bulunmak için zamana ve alana sahip olmasını sağlamaktır.
Sonuç
Pandemi zamanlarında sesli veya görüntülü çevrim içi toplantılar gününüzün büyük bir kısmını kaplayabilir, bu nedenle ekibinizin üretkenliği üzerinde olumsuz bir etkisi olmadığından emin olmanız çok önemlidir. Başarılı olmak için toplantı sırasında ele almanız gerekmeyen tüm gereksiz noktaları gündemden çıkarmalı ve olası teknik sorunları çözmeye özen göstermelisiniz.
Hazır olmak ve sonuçları vurgulamak, sorunsuz ve ilgi çekici bir çevrim içi görüşme için olmazsa olmazdır. Görüşme başlamadan önce olabildiğince çok ayrıntıya dikkat etmek, hepinize çok zaman kazandıracak ve ekibinizin elindeki görevlere odaklanmasını sağlayacaktır.